Менеджер (управитель) із допоміжної діяльності у сфері фінансів (Finance officer) 
Локація: Миколаїв
Загальні обов’язки
Менеджер (управитель) із допоміжної діяльності у сфері фінансів підпорядковується керівнику з питань фінансів та відповідає за вироблення якісної фінансової інформації, а також бере участь у застосуванні та інформуванні про основи бюджету, місцеві правила та правила донорів, інструменти, процедури та стандарти HI у сфері фінансів.
Основні завдання та обов’язки
 Завдання 1: Стратегія та загальне керівництво
- Впроваджує та здійснює моніторинг виконання планів дій у складі фінансової стратегії HI у сфері відповідальності фахівця.
- Актуалізує фінансову інформацію та здійснює моніторинг фінансових показників у сфері відповідальності фахівця.
- Сприяє виявленню фінансових і правових ризиків для HI у сфері відповідальності фахівця.
- Бере участь у засіданнях команди та координаційних засіданнях за участі інших відділів

Завдання 2: Стандартизація та експертна оцінка
- Розгортає всі фінансові політики, процедури та інструменти HI у сфері відповідальності фахівця.
- Забезпечує дотримання правових зобов’язань HI та створює необхідні фінансові документи.
- Впроваджує та дотримується процедури архівації фінансових документів, публікує та оновлює фінансові документи на призначених для цього платформах.
- Бере участь у внутрішньому контролі у сфері відповідальності фахівця та застосовує призначені коригувальні заходи.

Завдання 3: Операційне впровадження
Обов’язок 1: Участь в управлінні фінансами та бюджетом
- Бере участь у формуванні та коригуванні бюджетів за участі осіб, відповідальних за бюджет.
- Регулярно надає особам, відповідальним за бюджет, звіти про моніторинг бюджету та допомагає їм у використанні фінансових інструментів. 
- Створює та оновлює таблиці розподілу ресурсів (кадрових, логістичних тощо) та надає їх відповідним підрозділам організації.
- Інтегрує коригування бюджету до інструментів з моніторингу бюджету та вносить зміни, що стосуються обліку витрат, до Фінансової інформаційної системи (ФІС).
- Бере участь у процесі оптимізації власних коштів HI.
- Контролює відповідність фінансових звітів і документації місцевих партнерів. 

Обов’язок 2: Участь в управлінні інституціональними коштами відповідно до вказівок донора та договірних зобов’язань
- Бере участь у складанні пропозицій щодо фінансування для інституціональних донорів та графіків фінансування.
- Інформує осіб, відповідальних за бюджет, про фінансові правила інституціональних донорів та контролює дотримання цих правил.
- Затверджує моніторинг витрат коштів і надає особам, відповідальним за бюджет, звіти про моніторинг бюджету від донорів. Здійснює моніторинг інтенсивності витрат коштів, надсилає попереджувальні повідомлення у разі виникнення ризику недотримання правил гнучкості та реагує на можливі скорочення бюджету шляхом укладання поправок до відповідних договорів.

Обов’язок 3: Фінансова звітність, управління грошовими потоками та аудит
Примітка: для офісу в Миколаєві звітність та платежі регулюються фінансовою командою київського офісу HI, на місці опрацьовуються лише транзакції з невеличкими сумами для цілей відділу безпеки (5% від загального бюджету).
- Є відповідальним працівником щодо транзакцій з невеличкими сумами.
- Забезпечує достатнє фінансування для задовольняння грошових потреб офісу в Миколаєві. 
- Проводить інвентаризацію касових апаратів / сейфів під час закриття місячного та річного балансу. 
- Забезпечує впровадження та дотримання процедури з архівації допоміжної документації, зокрема шляхом забезпечення якості паперових та цифрових документів та їх надсилання (у паперовому та цифровому форматі) до місця кінцевого зберігання. 
- Бере участь у реагуванні на запити внутрішніх, донорських та державних аудиторів, а також у впровадженні коригувальних дій, призначених у сфері відповідальності фахівця.

 Завдання 4: Сприяння професійному розвитку
- Бере участь у сприянні професійному розвитку працівників у сфері відповідальності фахівця.

Завдання 5: Підготовка та реагування на надзвичайні ситуації
- Бере участь у заходах з підготовки до надзвичайних ситуацій в рамках програми, а у разі виникнення такої ситуації адаптує власний режим роботи для ефективної участі в гуманітарному реагуванні HI

Станом на вересень 2023 року HI розгортає діяльність у Миколаєві. З червня 2023 року в Миколаєві працюють чотири члена команди HI, планується наймання ще 30 працівників на підставі щойно отриманих донорських коштів з періодом пошуку персоналу на ці нові посади з вересня по листопад 2023 року.  Після цього організація продовжуватиме роботу в Миколаєві до 31/03/2024 з подальшим розширенням діяльності після цієї дати на основі прогнозованого отримання нових коштів (ще не підтверджених). Таким чином, обсяг роботи фінансового відділу, що стосується лише миколаївського офісу, буде помірним до 31/03/2024. Виходячи з цього, менеджер (управитель) із допоміжної діяльності у сфері фінансів миколаївського офісу буде підтримувати координаційний офіс в Києві дистанційно з Миколаєва (приблизно 50% робочого часу) та роботу офісу й ведення діяльності в Миколаєві (приблизно 50% робочого часу) до 31/03/2024 після чого прогнозується поступове збільшення обсягу роботи для миколаївського офісу з досягненням показнику у 100% робочого часу для фінансового контролю діяльності організації в Миколаєві у 2024 році.
Навички:
Фінансовий відділ
- Управління грошовими потоками
- Управління рахунками
- Управління податками
- Управління фінансами та бюджетом
- Управління фінансами, отриманими від інституціональних донорів

Інформаційні системи
- Управління захистом інформації
- Використання інформаційної системи

Управління проектами
- Планування, моніторинг та координація
- Операційне партнерство

Міждисціплінарні навички
- Рамкова та довідкова документація
- Офісні програми та інструменти для колективної роботи
- Управління стресом
- Робота в організації глобального масштабу

Офіційна мова HI (англійська) В1
Обов’язковий рівень кваліфікації
- 2 роки навчання у сфері фінансів чи у суміжній сфері

Досвід роботи: 
- 4 роки роботи у сфері фінансів, бажано у міжнародній неурядовій організації

УМОВИ РОБОТИ
Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий
Тип зайнятості: Повна зайнятість
Переваги:
30 календарних днів щорічної відпустки
12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

Усі зацікавлені кандидати незалежно від віку, статі, раси, релігії, сексуальної орієнтації, здібностей або етнічної приналежності заохочуються подати заявку на вакансію.
Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).
МОЖЛИВОСТІ
HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.
Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.
Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

FINANCE OFFICER
Based in Mykolaeiv
Main Missions & Responsibilities
 Mission 1 : Strategy and steering
- Implements and monitors the actions plans for HI’s financial strategy within his or her area of responsibility.
- Updates financial information and monitors financial indicators within his or her area of responsibility.
- Helps to identify financial and legal risks for HI within his or her area of responsibility.
- Participation to team meetings and coordination with other departments

Mission 2 : Standards and expertise
- Deploys all of HI’s financial policies, processes and tools within his or her area of responsibility.
- Ensures that HI’s legal obligations are met and produces the required financial documents.
- Implements and complies with procedure for archiving financial documents and publishes and updates financial documents in the dedicated workspaces.
- Contributes to internal control within his or her area of responsibility and applies identified corrective actions.

Mission 3 : Operational implementation
Responsibility 1 : Contributes to financial and budget management
- Participates in the construction and adjustment of budgets with the budget holders.
- Provides budget holders with regular budget monitoring reports and assists them in the use of tools.
- Produces and updates resource allocation tables (human, logistical, etc.) and communicates them to the departments concerned.
- Integrates budget adjustments into the budget monitoring tools and enters cost-accounting modifications into the Financial Information System (FIS).
- Contributes towards optimizing the use of HI’s own funds.
- Controls the accuracy of local partners financial reports and documentations 

Responsibility 2 : Contributes to the financial management of institutional funding in compliance with “donor” guidelines and contractual obligations
- Contributes to the drafting of funding proposals for institutional donors and the construction of funding schedules
- Informs budget holders of institutional donors’ financial rules and verifies their application.
- Verifies funding expenditure monitoring and provides budget holders with donor budget monitoring reports. He or she monitors consumption rates, issues alerts in the event of a risk of non-compliance with flexibility rules and anticipates slippage by preparing contractual amendments with his or her interlocutors.

Responsibility 3 : Accountancy, Cash-Flow and Audits
Nota Bene: For Mykolaiev Office, accountancy and payments are managed through banking from the Accounting Team at HI Head Office in Kyiv, only minor petty cash operations are required for security department (5% effort overall).
- Is the focal person responsible for Petty Cash operations.
- Ensures cash flow is sufficient to meet the financial needs of the Duty Station. 
- Carries out cash box/safe inventories for monthly and annual closings.
- Ensures implementation of and compliance with procedure for archiving supporting documents, in particular by ensuring the quality of paper and digital supporting documents, and sends supporting documents (paper and digital format) to their final storage 
- Contributes to responses to requests from internal, donor-mandated and statutory auditors, and contributes to implementation of corrective actions to be implemented in the Area.

 Mission 4 : Profession facilitation
- Contributes towards the facilitation of the profession’s development in his or her area of responsibility.

Mission 5 : Emergency preparedness and response
- Contributes to the program's emergency preparedness actions and, during an emergency, adapts his/her work modality to contribute to HI’s effective humanitarian response.

Responsibilities may evolve as per programmatic needs and adapting to local circumstances. It is expected that the position holder will perform any other duties as required by the Line Manager that are commensurate with the position.
As of September 2023, HI is setting up operations in Mykolaeiv. We have currently 4 team members active since June 2023, and plan to recruit 30 new staff for Mykolaeiv based on a newly secured donor funding, with recruitment period for these new positions from September to November 2023. Activities will then remain stable till 31/03/2024, then most likely growing with anticipated new funding (not yet secured). Hence the volume of finance work till 31/03/2024 will be moderate for Mykolaeiv only. Therefore, the Finance Officer Mykolaeiv, will be supporting the Head Office (Kyiv) remotely from Mykolaeiv (approximatively 50% effort), and support the activities and office in Mykolaeiv (approximatively 50% effort) till 31/03/2024, after which it is expected that the effort for finance management of Mykolaeiv activities would increase progressively to reach 100% effort for finance monitoring of Mykolaeiv activities in 2024.
Skills:
Finance 
- Cash-flow management
- Accounts management
- Tax management
- Financial and budget management
- Financial management of institutional funding

Information Systems 
- Information security management
- Use of the Information System

Project management 
- Planning, monitoring & coordination
- Operational partnerships

Cross-sector skills 
- Frameworks and references
- Office and collaborative tools
- Stress management
- Collaborate in a global organization

Language skills
- HI official language (English)

Specific qualifications required:
- 2 years of study in the financial field or any other related field

Experience: 
- 4 years of experience working in the financial field preferably in an international NGO


WORKING CONDITIONS:
Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term
Type of employment: Full-time
Benefits Package:
30 calendar days for annual leaves 
12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata)
Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
Individual counselling sessions for HI staff
Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

All interested candidates irrespective of age, gender, race, religion, sexual orientation, abilities or ethnic affiliation are encouraged to apply for the vacancy.
By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).
EQUAL OPPORTUNITY
HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 
All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy.
If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.